Wat kost een API-koppeling? Kosten en rekenvoorbeelden

Een eenvoudige API-koppeling tussen twee pakketten kost bij ons vanaf € 1.400 exclusief btw. Voor bewaking en onderhoud betaal je daarna jaarlijks 5% van de investering. Bij een koppeling van € 1.400 komt dat neer op € 70 per jaar.

Hieronder lees je waar de kosten van een API-koppeling van afhangen, zie je drie rekenvoorbeelden met pakketten die je misschien zelf gebruikt en lees je wanneer een koppeling zichzelf terugverdient. Soms duurt dat langer. Ook dat laten we zien.

Het korte antwoord

Een eenvoudige koppeling staat binnen 2 tot 4 weken live. Je krijgt vooraf een vaste prijs, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan als het werk iets langer duurt dan verwacht.

Waar de prijs van afhangt

Twee koppelingen die op papier hetzelfde doen, kunnen flink in prijs verschillen. Dit zijn de vier belangrijkste factoren.

Eén richting of twee richtingen

Een koppeling die gegevens uit het ene pakket ophaalt en in het andere neerzet, is meestal het eenvoudigst. Moeten wijzigingen beide kanten op, dan wordt het lastiger. Wat gebeurt er als iemand in beide systemen tegelijk een klant aanpast? Welk systeem heeft dan gelijk? Die vragen moet je vooraf beantwoorden, en de koppeling moet ermee om kunnen gaan.

Hoeveel soorten gegevens

Alleen betalingen doorzetten is één gegevensstroom. Orders, klanten, producten en voorraad zijn vier verschillende stromen, elk met eigen velden en uitzonderingen. Elke extra gegevensstroom vraagt om meer bouw- en testwerk.

Hoe goed de API van het pakket is

API staat voor application programming interface. Het is de manier waarop een softwarepakket gegevens beschikbaar maakt voor andere software. Bij het ene pakket is dat ruim en goed geregeld, bij het andere krap of slecht gedocumenteerd. Pakketten als Moneybird, Shopify, Mollie, Klaviyo en Calendly hebben een goede, goed beschreven API, en met al die vijf hebben we koppelingen gebouwd. Een oud of klein pakket kost soms meer uitzoekwerk.

Uitzonderingen en foutafhandeling

Het standaardgeval is vaak snel gebouwd. De meeste tijd gaat zitten in uitzonderingen: een betaling die wordt teruggestort, een bestelling die gedeeltelijk wordt geannuleerd of een pakket dat tijdelijk niet bereikbaar is. Een goede koppeling weet wat hij dan moet doen en laat het weten als het misgaat. Daarom bouwen we meldingen in die afgaan zodra de verwerking vastloopt.

Drie rekenvoorbeelden

Of een koppeling de investering waard is, bereken je aan de hand van je eigen cijfers. In de drie voorbeelden hieronder rekenen we met een uurtarief van € 60 en 46 werkweken per jaar.

Dat zijn aannames, dus alle besparingen hieronder zijn schattingen. Vul je eigen tarief in, of het loon van de medewerker die het werk nu doet.

Alle drie de voorbeelden gaan uit van een koppeling vanaf € 1.400 en € 70 per jaar voor bewaking en onderhoud. In het eerste jaar betaal je dus € 1.470 in totaal.

Voorbeeld 1: Mollie-betalingen afboeken in Moneybird

De situatie. Je verkoopt online en je klanten betalen via Mollie. Elke betaling boek je met de hand af op de juiste factuur in Moneybird. Je hebt er zo'n 15 per dag, en elke betaling kost je 2 minuten.

Wat het je nu kost. 15 × 2 minuten is een half uur per dag, 2,5 uur per week. Over 46 weken is dat 115 uur per jaar, of € 6.900.

Wat de koppeling doet. Zodra Mollie een betaling binnen heeft, zoekt de koppeling de bijbehorende factuur in Moneybird op en boekt hem af. Klopt het bedrag niet of is er geen factuur, dan krijg je een melding en doe je alleen die ene met de hand.

De rekensom. Je bespaart € 6.900 aan handwerk per jaar. Trek je daar € 70 aan jaarlijks onderhoud vanaf, dan blijft € 6.830 over. Dat is ruim € 560 per maand. De investering van € 1.400 verdien je daarmee binnen drie maanden terug.

Voorbeeld 2: Shopify-bestellingen als factuur in Moneybird

De situatie. Je hebt een webshop op Shopify en je boekhouding draait in Moneybird. Voor elke bestelling maak je met de hand een factuur aan: klant opzoeken of aanmaken, regels overnemen, btw controleren. Je krijgt 30 bestellingen per week, en elke factuur kost je 4 minuten.

Wat het je nu kost. 30 × 4 minuten is 2 uur per week. Over 46 weken is dat 92 uur, of € 5.520 per jaar.

Wat de koppeling doet. Een nieuwe bestelling in Shopify wordt automatisch een factuur in Moneybird, met de juiste klant, regels en btw. Bestaat de klant nog niet, dan maakt de koppeling hem aan.

De rekensom. Je bespaart € 5.520 aan handwerk per jaar. Na aftrek van € 70 aan jaarlijks onderhoud blijft € 5.450 over, ruim € 450 per maand. De investering verdien je in iets meer dan drie maanden terug. Daarnaast voorkom je handmatige invoerfouten in bedragen en btw.

Voorbeeld 3: afspraken uit Calendly naar Klaviyo

De situatie. Klanten plannen een afspraak via Calendly. Daarna zet je ze met de hand in je mailinglijst in Klaviyo, zodat ze je nieuwsbrief en een opvolgmail krijgen. Je hebt 10 afspraken per week, en elke klant toevoegen kost 3 minuten.

Wat het je nu kost. 10 × 3 minuten is een half uur per week. Over 46 weken is dat 23 uur, of € 1.380 per jaar.

De rekensom. Na aftrek van € 70 aan jaarlijks onderhoud blijft € 1.310 over, ongeveer € 110 per maand. Het duurt dan ongeveer dertien maanden om de investering terug te verdienen. In het eerste jaar betaal je € 1.470 en bespaar je € 1.380.

Ons advies. Het kan, maar het is geen snelle winst. Bij dit volume is een kant-en-klare tool vaak ook prima, zeker als je het eerst wilt uitproberen. Groeit het aantal afspraken, of moet er meer gebeuren dan alleen iemand op een lijst zetten, dan verschuift de rekensom snel richting maatwerk.

De vuistregel. Gaat het om minder dan twee uur handwerk per week, dan duurt het terugverdienen al snel een jaar of langer. Gaat het om meer, dan heb je de investering meestal binnen een paar maanden terug.

De kosten na oplevering

Een koppeling is niet klaar op de dag dat hij live gaat. Pakketten passen hun API aan, soms met weinig aankondiging. Een veld krijgt een andere naam, een oude versie van de API wordt uitgezet, of een pakket voegt een verplichte stap toe.

Bij LeaseHunt zien we dat geregeld. Het platform haalt het aanbod op van tientallen aanbieders, en die veranderen hun aanlevering zonder het vooraf te melden. De koppeling geeft een melding zodra er iets stokt, zodat we het oplossen voordat bezoekers een verouderde prijs zien.

Daarom rekenen we voor bewaking en onderhoud 5% van de investering per jaar. Daarvoor houden we de koppeling in de gaten, passen we hem aan als een pakket iets verandert en los je bij een storing niets zelf op.

Kijk ook naar je eigen abonnementen. Sommige pakketten geven alleen API-toegang in een duurder abonnement. Dat zoeken we vooraf voor je uit, zodat het niet achteraf in je maandlasten opduikt.

Maatwerk of een tool als Zapier of Make?

Tools als Zapier en Make koppelen softwarepakketten zonder dat je zelf hoeft te programmeren. Je betaalt meestal een maandabonnement. Hoe meer gegevens er door de koppeling gaan, hoe hoger de kosten vaak worden.

Een tool past goed als:

• het om een eenvoudige stap gaat, zoals een melding of iemand op een lijst zetten;
• het volume laag is;
• je het zelf wilt kunnen aanpassen.

Maatwerk past beter als:

• er veel gegevens doorheen gaan en het abonnement daardoor oploopt;
• er regels en controles nodig zijn, zoals bedragen vergelijken of uitzonderingen afvangen;
• het pakket iets nodig heeft wat de tool niet ondersteunt;
• je wilt dat iemand anders verantwoordelijk is als het misgaat.

Voorbeeld 3 hierboven is typisch geschikt voor een tool. Voorbeelden 1 en 2 zijn het soort koppelingen waarbij maatwerk zich sneller kan terugverdienen.

Checklist: zo krijg je een scherpe offerte

Hoe duidelijker je vooraf weet wat je wilt, hoe beter we de koppeling kunnen inschatten. Zet daarom deze punten op een rij voordat je een offerte aanvraagt:

1. Welke pakketten. Noem de namen en, als je dat weet, het abonnement dat je hebt.
2. Welke gegevens, welke kant op. Bijvoorbeeld: "betalingen van Mollie naar Moneybird, alleen die kant op".
3. Hoeveel. Ongeveer hoeveel orders, betalingen of klanten per dag of week.
4. Wat er nu misgaat. De fouten en uitzonderingen die je nu met de hand oplost.
5. Wie er een melding moet krijgen als de koppeling iets niet kan verwerken.

Met deze informatie kunnen we de API's van je pakketten onderzoeken en vooraf een vaste prijs afgeven.

Veelgestelde vragen

Wat kost een API-koppeling gemiddeld?

Een eenvoudige koppeling tussen twee pakketten kost bij ons vanaf € 1.400 exclusief btw. Gegevens die beide kanten op gaan, meer soorten gegevens of een pakket met een lastige API maken het duurder. Moet er ook een eigen omgeving bij, zoals een dashboard, dan begint het bij € 3.000.

Zijn er doorlopende kosten?

Ja. Voor bewaking en onderhoud rekenen we 5% van de investering per jaar. Bij een koppeling van € 1.400 is dat € 70 per jaar. Daarvoor houden we de koppeling in de gaten en passen we hem aan als een pakket iets verandert.

Hoe lang duurt het bouwen van een API-koppeling?

Een eenvoudige koppeling staat binnen 2 tot 4 weken live. Eerst bekijken we de API van je pakketten, daarna bouwen we. De koppeling draait eerst mee zonder iets te wijzigen, zodat we kunnen controleren dat alles klopt voordat hij echt gaat schrijven.

Kan ik een API-koppeling zelf maken?

Voor eenvoudige stappen wel, met een tool als Zapier of Make. Voor een koppeling met regels, controles en foutafhandeling heb je programmeerkennis nodig, en iemand die hem bijhoudt als een pakket zijn API verandert.

Wat kost jouw koppeling?

Wil je weten wat een koppeling tussen jouw pakketten kost? Op onze pagina over API-koppeling laten maken lees je hoe we werken. Moet er meer gebeuren dan twee pakketten koppelen, kijk dan bij webapplicatie laten maken. Meer achtergrond over hoe koppelingen werken vind je in onze blog over maatwerk koppelingen.

Liever meteen een prijs? Neem contact op met de checklist hierboven erbij, dan krijg je een vaste prijs vooraf.